Scrivere un’email efficace: less is more

Nonostante agli occhi di molti l’email risulti un mezzo di comunicazione antiquato, in realtà la posta elettronica si rivela essere ancora oggi un medium molto potente, il modo più diretto per comunicare con clienti attuali e potenziali.

Oggigiorno, infatti, gli utenti sono sopraffatti da un elevato numero di informazioni. La posta elettronica, a differenza di altri canali di comunicazione, ti permette di “incontrare” con costanza i clienti uno ad uno ed entrare nel loro spazio privato.

Per sfruttare a pieno questo vantaggio, è bene imparare a scrivere dei testi belli da leggere e, ovviamente efficaci. Vediamo come!

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Le regole d'oro per scrivere una buona email

Come scrivere una buona email: 1) Scrivi l’email. 2) Cancellane la maggior parte. 3) Invia.
Dan Munz

Come darti torto, Dan?!

Le regole d’oro per una comunicazione efficace sono sempre la facilità e la concretezza. Le email, in quanto strumento comunicativo, non deviano da questo concetto. Semplicità però non deve essere sinonimo di fretta o di mancanza di rispetto nei confronti della lingua italiana. È importante, infatti, riuscire ad esprimere i propri concetti in maniera concisa e agevole.

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Elenchi e paragrafi per un'email di facile lettura

Aiutiamoci, e aiutiamo il nostro interlocutore, con la stesura di un elenco puntato o numerico per presentare una lista di argomenti.

• Suddividiamo il nostro testo in paragrafi, in modo da facilitare la lettura e far comprendere il passaggio da un tema ad un altro;
• Impariamo ad essere concisi. Non dilunghiamoci entrando in merito a dettagli dispersivi e non rilevanti ai fini del messaggio che vogliamo trasmettere.

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Email: punteggiatura e ortografia nel testo

All’interno di un’email fondamentali sono la punteggiatura e l’ortografia: più il testo è scorrevole (senza interruzioni per tornare indietro a rileggere le righe precedenti), più la fruizione sarà veloce e il vostro messaggio raggiungerà l’obiettivo di comunicazione prefissato.

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Oggetto dell'email: il "less" la fa da padrone

Ricordiamoci, infine, che spesso le email vengono lette di fretta e in contemporanea ad altre attività; utile e importante diventa quindi l’oggetto della mail, ovvero la parte in cui viene presentato l’argomento.

Anche qui, il “less” la fa da padrone: esprimiamo brevemente in 6, massimo 12, parole ciò che il destinatario andrà a leggere in modo da predisporne e semplificarne la comprensione.

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Enjoy your communication!

Adesso segui questi piccoli accorgimenti, invia quella email che tieni in sospeso da tempo ed #enjoyourcommunication!